תכנון כנס עסקי מתחיל בשאלה מה המשתתפים צריכים לקבל מהמפגש: ידע מקצועי, היכרות עם מוצר, שיחה עם עמיתים או שילוב ביניהם. המטרה מכוונת את בחירת התוכן ואת החלוקה בין מליאה, הפסקות ונטוורקינג. אחרי שמגדירים אותה, מחברים את סדר היום לתנועת הקהל ולדרישות הטכניות.

המדריך מתאים לצוותי שיווק, מנהלי קהילה, HR ומפיקים. סדר היום המובא כאן הוא דוגמה להמחשה, ללא שעות קבועות. את משך החלקים, סידור החללים ושעות האירוע יש לקבוע לפי הקהל והתוכנית, בתיאום עם המקום והספקים.

מגדירים קהל ותוצאה לפני שבוחרים תוכן

ציינו מי מוזמן, מה הידע המשותף לקהל ואילו נושאים דורשים הסבר. בכנס ללקוחות קיימים אפשר להעמיק בשימושים; בכנס לקהל חדש צריך להקדיש מקום להקשר. החליטו מה המשתתף אמור להבין או לעשות בסיום. התשובה תסייע לבחור דוברים, שאלות לפאנל ואופן סיכום.

רשמו את מספר המשתתפים המשוער, שפות התוכן וצרכים ידועים, ותנו לכל נושא בעל אחריות. אפשר להשתמש בתבנית הבריף כבסיס, ולהתאים אותה לכנס. אם מדובר בהשקת מוצר, הגדירו בנפרד את רגע החשיפה, ההדגמה והזמן לשאלות או התנסות.

סדר יום לדוגמה לכנס עסקי

הטבלה מציגה רצף אפשרי, ואינה תוכנית מחייבת של המקום. הקצו לכל חלק זמן בהתאם לתוכן, והשאירו מרווח למעברים ולשאלות. אין צורך להשתמש בכל השלבים אם הם אינם משרתים את מטרת הכנס.

דוגמה להמחשה: רצף תוכן ותפעול בכנס עסקי
שלבמה המשתתף עושהמה מתאמים בהפקה
התכנסות ורישוםנכנס, מקבל מידע ומכיר משתתפיםעמדות רישום, הכוונה ומענה למי שלא מופיע ברשימה
פתיחהמבין את מטרת המפגש ואת מהלך היוםמנחה, מיקרופון, מסך פתיחה וכניסה למליאה
תוכן מרכזימאזין להרצאה או צופה בהדגמהחומרים מאושרים, בדיקת הקרנה ותור הדוברים
הפסקה ונטוורקינגפוגש אנשים, משוחח ויוצא מהמליאהמסלול מעבר, אזורי שיחה וזמן לחזרה לתוכן
פאנל או שאלותמשתתף בשיחה ומקבל תשובותמנחה, מיקרופונים ואיסוף שאלות באופן שנבחר
סיכוםמבין את המסרים ואת הפעולה הבאהדברי סיום, מידע להמשך והכוונה ליציאה או למפגש נוסף

מתכננים את הרישום ואת כניסת הקהל

קבעו מי מנהל את ההרשמה ואת רשימת המשתתפים, מתי היא מועברת לצוות הקבלה ואיך מטפלים בעדכונים. חשבו גם על משתתף שמגיע ללא אישור זמין, דובר שמגיע מוקדם או אורח שצריך הכוונה. הגדירו מי יכול לקבל החלטה במקום ומי נותן מענה בנקודת הרישום.

בסידור העמדות בדקו את רגע ההגעה המשותף ואת הדרך למליאה. שמרו על מסלול ברור, ושאלו את צוות המקום היכן אפשר להציב ציוד ושילוט. אם יש תגים או חומרי כנס, הגדירו איך מסדרים ומחלקים אותם. במעבר לתוכן נדרש גורם שמודיע לקהל ומכוון אותו, כדי שהמנחה יוכל להתחיל עם המשתתפים במקום.

נותנים לנטוורקינג מקום בתוכנית

אם היכרות מקצועית היא חלק מהמטרה, הקדישו לה שלב מוגדר. אפשר להציע שאלת שיחה, מפגש סביב תחום עניין או היכרות בהנחיה, בהתאם לקהל. תנו גם למי שמעדיף שיחה חופשית אפשרות להשתתף. ההחלטה משפיעה על הריהוט, השילוט, המוזיקה והזמן שהוקצה להפסקה.

בגן האורבני – האומן 17 יש גן חיצוני וחלל פנימי. תכנון כנס יכול לבחון קבלת פנים ושיחה בגן ותוכן בפנים, לפי התצורה שתאושר. בדקו בסיור במקום את המעבר בין האזורים ואת התוכנית החלופית למזג האוויר, לפני שסוגרים את סדר היום.

מסירת חומרים ובדיקות עם הצוות הטכני

רכזו רשימה של דוברים, מצגות, סרטונים, הדגמות וקטעי מוזיקה. עבור כל פריט ציינו בעל תוכן, גרסה מאושרת, פורמט, אופן הפעלה וסימן לתחילת ההקרנה. קבעו מועד למסירת החומרים ולאישורם, כדי שהבדיקה לא תתחיל כשהקהל כבר נכנס.

  • בדקו מצגות וסרטונים על מערכת ההקרנה המתוכננת, כולל גופנים, קול ויחס תמונה.
  • תאמו מיקרופונים לפי הרצאה, פאנל ושאלות מהקהל, ומי מפעיל ומוסר אותם.
  • אם הדגמה דורשת חיבור לרשת או למחשב מסוים, בדקו אותה מראש והכינו חלופה לתוכן.
  • הכינו סדר ביצוע לצוות: שלב, דובר, חומר, פעולה טכנית ובעל אחריות.
  • קבעו מי מאשר שינוי בתוכן, ומי מעדכן את המנחה והטכנאים בזמן האירוע.

חברו את הדרישות לטבלת התקציב, כדי שציוד, מפעילים וזמן בדיקה יופיעו בהצעה ולא יישארו כבקשה פתוחה.

בודקים התאמה לכנס בגן האורבני

בעמוד כנסים עסקיים בגן האורבני מופיע מידע על החללים והתשתיות של המקום. שלחו לצוות מספר משתתפים משוער, אופן הישיבה, תאריך או חלופות וסדר יום ראשוני. בקשו לתאם את התצורה, השעות, המערכות ואנשי התפעול הדרושים לתוכנית.

צרו קשר לבדיקת זמינות ותיאום סיור לכנס. מפיקים יכולים לצרף את הבדיקה הטכנית למסמך התיאום עם צוות המקום.

שאלות נפוצות

האם סדר היום במדריך מתאים לכל כנס?

זהו רצף להמחשה. יש להתאים את השלבים והמשך שלהם למטרת הכנס, לקהל ולתוכן, ולתאם את החללים והשעות עם המקום והספקים.

מתי צריך למסור מצגות וסרטונים לצוות הטכני?

במועד שיוסכם מראש ויאפשר בדיקה על המערכת המתוכננת. יש למסור גרסה מאושרת, לציין איך מפעילים כל חומר ולבדוק קול, גופנים ותצוגה.

איך משלבים נטוורקינג בלי לעכב את התוכן?

מקצים זמן ומקום מוגדרים למפגש, מסכמים איך מודיעים על החזרה למליאה וממנים אחראי להכוונה. משך השלב צריך להופיע בסדר היום ובתוכנית התפעול.