בריף לאירוע חברה הוא מסמך העבודה שמגדיר מה רוצים לקיים, למי ולשם מה. הוא משמש את צוות הרווחה או משאבי האנוש, הגורם המאשר בארגון, המפיק וצוות המקום. כדי שיהיה אפשר להשתמש בו, צריך להפריד בין החלטות שכבר התקבלו לבין אפשרויות שעדיין נבדקות, ולציין מי מוסמך לסגור כל נושא.

אין צורך להתחיל במצגת עיצוב. התחילו בתיאור קצר של האירוע: מי מוזמן, מה המשתתפים אמורים לחוות, מה חייב להתרחש ומה ייחשב תוצאה טובה מבחינת הארגון. אם המטרה היא מפגש בין צוותים, למשל, יש להקצות זמן לשיחה ולא למלא את התוכנית ברצף של נאומים.

תבנית בריף שאפשר להעתיק למסמך העבודה

מלאו את השדות הבאים. כשאין תשובה, כתבו ״לבדיקה״ והוסיפו בעל אחריות. טווח תאריכים או הערכת משתתפים ראשונית מועילים יותר משדה ריק, בתנאי שברור שהם עדיין אינם מאושרים.

שדות לבריף ראשוני לאירוע חברה
קבוצת מידעמה ממלאיםמה צריך להכריע
מטרה וקהלמטרת האירוע: ___; קהל מוזמן: ___; משתתפים משוערים: ___עובדים בלבד או אורחים נוספים; מהי העדיפות המרכזית
מועד ומסגרתתאריך או חלופות: ___; תחילת וסיום האירוע הרצויים: ___אילוצים ארגוניים, הסעות ומועדים לאישור
תקציבמסגרת מאושרת: ___; גורם מאשר: ___; מועד החלטה: ___מה כלול במסגרת ומה דורש אישור נפרד
תוכן וחוויהקבלת פנים: ___; תוכן מרכזי: ___; מוזיקה או פעילות: ___אורך כל חלק וסדר העדיפויות אם צריך לקצר
חללים ותפעולסידור ישיבה או עמידה: ___; רישום: ___; הקמה ופירוק: ___שימוש בכל חלל ואחריות למעברים במהלך האירוע
משתתפיםצרכי נגישות: ___; שפות: ___; דרישות אוכל: ___; הגעה: ___מי מרכז את המידע ומה צריך לתאם עם המקום
טכני ומיתוגמצגות וסרטונים: ___; מיקרופונים: ___; מיתוג: ___; צילום: ___פורמטים, מפעילים, בדיקות ומועד מסירת חומרים
אנשי קשראחראי מטעם החברה: ___; מפיק: ___; איש קשר במקום: ___מי מאשר שינויים ומי זמין בזמן ההקמה והאירוע

הפרידו בין חובה, העדפה ואפשרות

לצד כל רכיב כתבו אם הוא חיוני, מועדף או אפשרי לפי התקציב. תוכן הנהלה מאושר עשוי להיות חובה; עמדת צילום עשויה להיות העדפה. הסימון מאפשר להשוות הצעות עם אותו בסיס ולהחליט מה לשנות בלי לפגוע במטרת האירוע. מדריך תקציב לאירוע חברה מסייע לפרק את הרכיבים למסגרת שאפשר לבדוק.

אם מתוכננת מסיבת פורים לחברה, הוסיפו קונספט, תוכן, אופן ההשתתפות בתחפושות והזמן הדרוש להקמת תפאורה. אם מדובר בהשקת מוצר, הגדירו את רגע החשיפה, ההדגמה והמידע שהקהל צריך להבין. ההבדל צריך להופיע בבריף לפני בחירת העיצוב.

מי אחראי למה?

צוות HR או הרווחה מרכז את צורכי העובדים, רשימת המוזמנים והתקשורת הפנימית. הגורם המאשר בארגון מאשר תקציב, תוכן ושינויים שמשפיעים על המסגרת. המפיק מרכז את תוכנית הביצוע ואת הספקים שנמצאים באחריותו. צוות המקום מאשר את התאמת החללים ואת התנאים שבאחריות המקום. כתבו שמות ליד התפקידים והגדירו איש קשר אחד שמרכז החלטות.

אל תניחו שרכיב נמצא באחריות המפיק או המקום רק מפני שהוא מוזכר בבריף. עבור כל משימה, כתבו מי מספק, מי מאשר ומי מבצע בפועל. כך למשל, ״מצגת הנהלה״ כוללת הכנת תוכן, אישור, מסירת קובץ ובדיקה על המסך — ארבע פעולות שיכולות להיות בידי אנשים שונים.

כך מעבירים את הבריף למקום ולספקים

צרפו גרסה ותאריך עדכון, ושלחו את אותו בסיס לכל הגורמים שמציעים הצעה. בקשו שהצעתם תציין מה נכלל, מה דורש תוספת ואילו הנחות עומדות מאחוריה. אל תעבירו מספר משתתפים משוער כאילו הוא מספר סופי. כשנתון משתנה, עדכנו את המסמך ואת כל מי שהשינוי משפיע על עבודתו.

אחרי סיור במקום, הוסיפו לבריף את ההחלטות על סידור החלל, כניסת ספקים ותזמון הבדיקות. לפני האירוע הכינו ממנו סדר ביצוע קצר: פעולה, אחראי, חומר נדרש ואישור. זה המסמך שלפיו הצוותים יעבדו ביום האירוע.

מתרגמים את הבריף לאירוע בגן האורבני

הגן האורבני – האומן 17 בתל אביב משלב גן חיצוני וחלל פנימי. אם מתכננים קבלת פנים בגן ותוכן או מסיבה בפנים, פרטו בבריף כיצד אמור להיראות המעבר ביניהם, ובקשו לתאם את השימוש בכל חלל. בעמוד אירועי החברה אפשר להתחיל לבדוק התאמה; לצוותי עובדים יש גם מידע לרווחה ולמשאבי אנוש.

שלחו את הבריף לבדיקת זמינות ותיאום סיור. גם בריף ראשוני מועיל, כל עוד ברור אילו פרטים אושרו ומה עדיין פתוח.

שאלות נפוצות

מתי נכון להכין בריף לאירוע חברה?

לפני שמבקשים הצעות. התחילו במטרה, קהל, תאריך או חלופות ומסגרת תקציב, ועדכנו את הבריף כשמתקבלות החלטות על תוכן ותפעול.

מה עושים אם עדיין אין מספר משתתפים סופי?

מציינים הערכה ומועד לעדכון, ומבקשים שכל הצעה תבהיר על איזה מספר משתתפים היא מבוססת ומה משתנה אם המספר מתעדכן.

מי צריך לאשר את הבריף?

הגורם הארגוני שמאשר תקציב ותוכן צריך לאשר את המסגרת. המפיק וצוות המקום צריכים לאשר בנפרד את משימות ותנאי הביצוע שבאחריותם.