אירועי חברה קטנים בתל אביב

אירוע חברה קטן נותן מקום לשיחות שבדרך כלל לא קורות במשרד: היכרות בין צוותים, מפגש עם עובדים חדשים או ערב שבו פשוט נהנים יחד. כשמחפשים מקום לאירועי חברה קטנים בתל אביב, כדאי להתחיל באופי המפגש ובחוויה של המשתתפים. הגן האורבני – האומן 17 משלב גן חיצוני עם חלל פנימי, ומזמין אתכם לבדוק כיצד אפשר להתאים את תכנון האירוע לקבוצה שלכם.

ערב צוות, מפגש מנהלים, אירוע הוקרה והשקה לקהל מצומצם דורשים תכנון שונה. מספר המוזמנים הוא חלק מהבריף, לצד מטרה, תוכן, מסגרת תקציב ותאריך. בעמוד אירועי החברה אפשר להכיר פורמטים נוספים ולבחור מאיפה להתחיל.

מתחילים במטרה ובאנשים שמגיעים

שאלו מה תרצו שיקרה בין המשתתפים. אם המטרה היא לחבר עובדים מכמה מחלקות, תנו זמן להיכרות ושיחה. אם מדובר בהוקרה לצוות, השאירו רגע משותף לדברי תודה. למפגש עם מנהלים או שותפים עסקיים, הגדירו כמה תוכן מקצועי דרוש וכמה זמן מיועד למפגש חופשי.

למנהלות ולמנהלי רווחה ו־HR כדאי לרכז מראש מי מוזמן, האם בני ובנות זוג מצטרפים ואילו צרכים חשוב להביא בחשבון. בדקו העדפות תזונה, צרכי נגישות ואופי הפעילות הרצוי, ובחרו דרך שמאפשרת לעובדים להשתתף בלי לחייב חשיפה אישית או הופעה מול כולם. מידע נוסף נמצא בעמוד אירועי רווחה ומשאבי אנוש.

איך מתכננים תחושה קרובה בתוך מתחם אירועים?

באירוע מצומצם, סידור החלל משפיע על החיבור בין האנשים. במהלך הסיור בדקו היכן הקבוצה נפגשת, איך ממקמים ישיבה או עמדות מפגש ומה רואים ושומעים מהאזורים השונים. מיקום נכון של התוכן, התאורה והמוזיקה עוזר ליצור מוקד משותף ולהימנע מפיזור של האורחים.

השילוב בין הגן לחלל המועדון מאפשר לבחון רצף של קבלת פנים, תוכן ומפגש חברתי. את החללים שיעמדו לרשותכם, האפשרות לתחום אזור והסידור המתאים יש לסכם עם הצוות לפי התאריך והתוכנית. אם חלק מהאירוע מתוכנן בחוץ, בדקו יחד גם מענה למזג האוויר.

דוגמאות לתכנון קבוצות של 50, 100 או 200 משתתפים

המספרים הבאים הם דוגמאות לעבודה על בריף, ולא קביעת מינימום להזמנה או קיבולת מאושרת של חלל מסוים. בכל גודל כדאי להתייחס למספר המשתתפים הצפוי בפועל, ולא רק לרשימת המוזמנים, ולברר איזו תצורה אפשרית במתחם.

• דוגמה לקבוצה של 50: אפשר לבנות תוכנית סביב היכרות ושיחה משותפת, עם מעט מעברים וזמן מספק למפגש אישי.
• דוגמה לקבוצה של 100: כדאי לחשוב על נקודת מפגש ברורה, תוכן קצר לכל הקבוצה ופינות שיחה שמאפשרות להמשיך את המפגש בקבוצות.
• דוגמה לקבוצה של 200: חשוב לפרט את קצב ההגעה, מסלול האורחים והמעבר מתוכן משותף לחלק החברתי, ולבדוק אותם בסיור.

תוכנית קצרה שמשאירה זמן ליהנות

הכינו מהלך פשוט: הגעה וקבלת פנים, חלק משותף ומפגש חברתי. בחרו כמה רגעים מרכזיים ותנו לכל אחד זמן ברור. מצגת ארוכה או רצף דוברים צפוף עלולים לצמצם את הזמן שלשמו העובדים נפגשו. החליטו מי מנחה, מי שומר על הזמנים ומי מאשר שינוי ביום האירוע.

כשיש מצגת, סרטון או פעילות מונחית, בררו את מיקום המסכים, הסאונד והציוד הנדרש, ובקשו זמן לבדיקה. באירוע קטן חשובה גם האפשרות לשוחח בנוחות; תאמו את אופי המוזיקה ואת עוצמתה ביחס לתוכנית. הקצו מראש איש קשר אחד מהארגון ואיש קשר מכל ספק.

בריף והצעת מחיר שמתאימים להיקף האירוע

כדי לקבל הצעה שאפשר לעבוד איתה, העבירו תאריך וחלופות, מספר משתתפים משוער, מטרת האירוע, שעות ותוכנית ראשונית. הוסיפו דרישות לאוכל ושתייה, ציוד, מיתוג וספקים. השתמשו במדריך לכתיבת בריף לאירוע חברה כדי לרכז את הפרטים במסמך אחד.

בקשו פירוט של החללים והשעות, שירותי הצוות, הציוד וההפעלה, לצד תנאי שינוי וביטול. למפיקים כדאי לסכם גם זמני הקמה ופירוק ואחריות על כל רכיב. מדריך התקציב, הצ'קליסט לסיור ועמוד השכרת מקום לאירוע יעזרו להשוות הצעות על בסיס אותה תוכנית.

ספרו לנו על האירוע ובדקו התאמה וזמינות. אם התוכנית גדלה למפגש של עובדים מכל הארגון או לאירוע רחב יותר, ראו גם אירועי חברה גדולים בתל אביב.

שאלות נפוצות על אירועי חברה קטנים

האם הגן האורבני מתאים לאירוע חברה קטן?

אפשר לפנות לצוות עם מספר המשתתפים, התאריך ומטרת האירוע ולבחון תצורה מתאימה בגן ובחלל הפנימי. התאמת החללים, תנאי ההזמנה והזמינות נבדקים עבור כל אירוע.

האם אפשר להזמין רק חלק מהמתחם?

יש לברר עם הצוות אילו חללים עומדים לרשות האירוע והאם אפשר לתחום אזור מתאים לקבוצה. אין להסיק מהתמונות או מגודל הקבוצה ששכירות חלקית או בלעדיות נכללות בהצעה.

מה צריך להכין לפני פנייה לגבי אירוע קטן?

הכינו מטרה, תאריך וחלופות, מספר משתתפים צפוי, שעות ותקציב. הוסיפו תוכנית תוכן, דרישות לאוכל ולשתייה, ציוד וצרכים של המשתתפים כדי שאפשר יהיה לבדוק התאמה ולהציע תכנון מעשי.

איך שומרים על אווירה אישית באירוע עובדים?

מתכננים מוקד מפגש ברור, סידור חלל שמתאים לקבוצה וזמן לשיחות. בוחרים תוכן ממוקד, מתאמים מוזיקה ותאורה ובודקים בסיור איך האורחים נעים בין חלקי האירוע.