אירועי רווחה ומשאבי אנוש בתל אביב
מנהלות רווחה ואנשי משאבי אנוש מרכזים באירוע עובדים הרבה החלטות יחד: מטרת המפגש, התאמה לקהל, תקציב, תיאום עם ההנהלה ופרטים שכל משתתף צריך לדעת. הגן האורבני – האומן 17 בדרך שלמה 38 בתל אביב הוא מתחם עם גן חיצוני וחלל מועדון, שבו מוצגים באתר אירועי חברה שנערכו במקום.
העמוד הזה נועד לעזור לכם להכין בריף לאירוע ולבדוק את התאמת המקום לצרכים הארגוניים. לצפייה בחללים ובדוגמאות מהשטח, עברו גם לעמוד אירועי החברה.
הגדירו את קהל העובדים ואת מטרת האירוע
אירוע לצוות אחד ואירוע לכל החברה דורשים תכנון שונה. ציינו אילו קבוצות משתתפות, אם העובדים מגיעים מאתרים שונים ואם ההזמנה כוללת בני ובנות זוג. שאלו מה חשוב לקהל: זמן לשיחות, הוקרה, תוכן על במה או מוזיקה וריקודים. התשובות מסייעות ליצור רצף שמתאים לעובדים ולאופי הארגון.
- מטרה: חגיגה, הוקרה, מפגש צוותים או ציון אבן דרך.
- קהל: מספר משתתפים משוער, הרכב ההזמנה וצרכים שידועים מראש.
- מועד: תאריך מועדף, תאריכים חלופיים ושעות התואמות את יום העבודה.
- החלטה: איש הקשר המוביל ומי צריך לאשר את התכנון והתקציב בארגון.
בנו בקשה שקל להשוות ולאשר
כדי להציג הצעה להנהלה או לרכש, בקשו פירוט כתוב של החללים, שעות האירוע, הצוות, הציוד ושירותי האוכל והשתייה המבוקשים. הפרידו בבקשה בין רכיבים נחוצים ובין רעיונות שרוצים לבחון. כך אפשר להשוות הצעות לפי אותו בריף ולהבין אילו החלטות משפיעות על המסגרת התקציבית.
בדקו מי אחראי על כל משימה: קשר עם המקום, ספקי התוכן, תיאום מצגת הנהלה, אישורי משתתפים והודעות לעובדים. אם אתם נעזרים במפיק חיצוני, צרפו אותו לתיאום מול המקום. צוות הגן האורבני מתואר באתר כצוות הפקה שעובד עם ספקים; בשיחה יש לברר את היקף הליווי המתאים לאירוע שלכם.
צרכי הקהל שכדאי לתאם מוקדם
אירוע עובדים צריך לקחת בחשבון הבדלים בין המשתתפים. אספו מראש בקשות תזונתיות וצרכי נגישות רלוונטיים, בלי להמתין ליום האירוע. בדקו יחד עם צוות המקום והספקים כיצד נותנים מענה לכל צורך, ומה יש לציין בהזמנה לעובדים.
- איך מגיעים למקום, והאם הארגון מתכנן הסעות?
- אילו סידורי כניסה, ישיבה ותנועה נדרשים עבור המשתתפים?
- כיצד מתואמים מנות מיוחדות והמידע שהאורחים צריכים לקבל?
- מהו לוח הזמנים, מתי מתחיל התוכן ומתי מסתיים האירוע?
- אם מתוכנן שימוש בגן, מהו המענה למזג האוויר?
האתר כולל הצהרת נגישות. כדאי לעיין בה ולוודא מול הצוות את המענה לצרכים המסוימים של העובדים שלכם.
בחרו פורמט שמתאים לתוכנית הרווחה
גן לקבלת פנים וחלל פנימי מאפשרים לבחון מפגש המשלב שיחה, תוכן ומוזיקה. אם התוכנית כוללת הרצאות או מפגש מקצועי, קראו על כנסים עסקיים ובדקו את סידור הישיבה והמסכים. אם מדובר במסיבת עובדים, התרשמו מגלריית BUY ME ומגלריית Claroty ובדקו איזה מהלך מתאים לקהל שלכם.
לאחר האירוע אפשר לאסוף משוב קצר מהעובדים: מה עבד בלוח הזמנים, האם היה זמן למפגש חברתי והאם צרכי הקהל קיבלו מענה. תכנון המשוב מראש יעזור לצוות הרווחה להשתמש בו בהחלטות לקראת האירוע הבא.
שיחת תכנון עם צוות המקום
הכינו את הבריף הארגוני, טווח התאריכים, מספר המשתתפים והצרכים שכבר ידועים. בשיחה תוכלו לבדוק התאמה, זמינות ומה צריך להופיע בהצעה לאישור. מידע על התשתיות מופיע בעמוד האירועים העסקיים, ועל רכיבי ההצעה בעמוד השכרת המקום.
צרו קשר לתכנון אירוע עובדים עם הגן האורבני.
מסמכי עבודה לרווחה ול־HR
כדי לרכז את הדרישות ולהעביר אותן למאשרים, השתמשו בתבנית הבריף. לדיון על התקציב היעזרו בטבלת סעיפים והשוואת הצעות. אם מתכננים חגיגה עונתית, עמוד מסיבת פורים לחברה מתמקד בקהל העובדים ובתוכנית החג.
שאלות נפוצות
איזה מידע מנהלת רווחה צריכה להכין לפני פנייה למקום?
הכינו מטרת אירוע, תאריך או טווח תאריכים, מספר משתתפים משוער, הרכב הקהל, שעות וצרכים מיוחדים. כדאי לציין גם את מסגרת התקציב אם נקבעה ואת אנשי הקשר המעורבים באישור ובהפקה.
איך מקבלים הצעה שאפשר להציג להנהלה או לרכש?
בקשו פירוט כתוב של החללים והשעות, הצוות, הציוד, הספקים והשירותים המבוקשים. ודאו מה כלול, מה כרוך בתוספת ומהם תנאי השינוי, הביטול והתשלום.
איך בודקים התאמה לעובדים עם צרכים שונים?
אספו מראש צרכי נגישות, הגעה ותזונה, מסרו אותם לצוות המקום ובדקו כיצד יינתן מענה באירוע שלכם. האתר כולל הצהרת נגישות, ומומלץ לעיין בה כחלק מהבירור.
האם המקום מתאים גם למפגש עובדים עם הרצאות?
באתר יש עמוד ייעודי לכנסים עסקיים, המתאר שימוש בחללים לתוכן מקצועי. כדי לבדוק התאמה למפגש שלכם, מסרו את התוכנית, מספר המשתתפים, סידור הישיבה והדרישות הטכניות לצוות המקום.