אירועי חברה גדולים בתל אביב עד 1,500 משתתפים

אירוע חברה גדול הוא הזדמנות להפגיש צוותים, לחגוג הישג וליצור ערב שהעובדים ירגישו חלק ממנו. הגן האורבני – האומן 17 בתל אביב מחבר בין גן פתוח לחלל מועדון, ומתאים לתכנון אירועי חברה עם קבלת פנים, תוכן ומוזיקה. לפי אישור הנהלת המקום, המתחם מאושר לאירועים של עד 1,500 אנשים. את התצורה והחללים מתכננים יחד לפי האירוע שלכם.

למנהלות רווחה, אנשי HR, צוותי מותג ומפיקים שמתכננים אירוע של 1,000–1,500 משתתפים, נקודת הפתיחה היא חוויית האורח: איך מגיעים, נפגשים, משתתפים בתוכן ועוברים למסיבה. אנחנו מזמינים אתכם להגיע עם המטרות והמספרים, ולבנות תוכנית שמחברת בין המסר של החברה לבין האופי של המקום.

ממספר המוזמנים לתוכנית שמתאימה לקהל

הגדירו מספר משתתפים צפוי לצד מספר המוזמנים הכולל. חשבו אם מדובר בעובדים בלבד, באירוע עם בני ובנות זוג, במפגש לקוחות או באיחוד של כמה אתרים וצוותים. ההבחנה עוזרת לתכנן רישום, אוכל, תוכן ושעות, ולהכין הצעה לפי צרכים ממשיים. אם האירוע גדל או מצטמצם במהלך התכנון, עדכנו את הצוות לפני אישור הפריסה.

בקיבולת של עד 1,500 אנשים מדובר באישור למתחם לאירועים, ולא במספר מושבים באולם הרצאות. לכנס עם קהל יושב ראו את עמוד הכנסים העסקיים, המתאר כ־450 מושבים באולם הגדול וכ־100 בקטן בישיבת תיאטרון. באירוע המשלב מליאה ומסיבה, מגדירים מי משתתף בכל חלק ואיך משתמשים בחללים.

קבלת פנים בגן ומעבר לחלק המרכזי

החיבור בין הגן לחלל המועדון מאפשר לתכנן רצף של הגעה, מפגש ותוכן. בסיור עברו במסלול האורח: מהכניסה והרישום אל קבלת הפנים, ומשם לבמה או לרחבת הריקודים. סמנו עמדות אוכל ושתייה, שילוט ונקודות מפגש כך שהמעבר בין שלבי הערב יהיה ברור גם למי שמגיעים בפעם הראשונה.

תכננו את שעת פתיחת הדלתות ביחס לתחילת התוכן, ואת האפשרות להגעה מדורגת. כשמסתיים טקס או מתחילה הופעה, כדאי שההנחיה, התאורה וצוותי הקהל יפעלו לפי אותו סדר זמנים. לשימוש בגן מתאמים גם מענה למזג האוויר לפי המועד. אפשר לקרוא על פורמטים נוספים בעמוד אירועי החברה.

רישום, צוות וקצב האירוח באירוע גדול

בנו עם המפיק וצוות המקום תוכנית הגעה שמתייחסת לגלי כניסה ולשאלות של האורחים. הגדירו כיצד מאמתים הזמנות, מי מטפל באורח שלא מופיע ברשימה ואיך מעדכנים את צוות הרישום בשינויים. מסרו מראש מידע ברור על דרכי ההגעה שתואמו, השעות וצרכי הנגישות, ורכזו איש קשר לשאלות העובדים.

• צוות הארגון: אחראי לרשימות, לאישורי תוכן ולמידע המגיע למשתתפים.
• מנהל ההפקה: מרכז את סדר הזמנים, הספקים וההחלטות בזמן האירוע.
• צוות המקום והאירוח: מתאם את שימושי החללים, השירות ותנועת הקהל לפי התוכנית שסוכמה.
• הצוות הטכני: מקבל סדר מופע אחד עם נקודות פתיחה, סרטונים, דוברים ומעברים.

קבעו את שעות המזון והבר ביחס לתוכן המרכזי. בקשו מהספקים לתכנן את פריסת השירות וקצבו לפי מספר האורחים, כדי שהפסקה או מעבר למסיבה יוכלו להתנהל בצורה נוחה. רכזו גם מידע על תזונה ואלרגיות בהתאם לצרכי הקהל.

במה, מסכים ותיאום ספקים

במקום מתוארות מערכות סאונד ותאורה, במה ומסכי LED. הגדירו מה הקהל צריך לראות ולשמוע בכל שלב, ובדקו את המפרט, ההפעלה והתכולה שבהצעה. אם מתוכננים הופעה, טקס או סרטון חברה, העבירו דרישות טכניות וחומרים מראש, ותאמו בדיקות וחזרה עם אנשי התוכן והטכניקה.

בהפקה גדולה חשוב לתאם סדר פריקה, הקמה ופירוק, אנשי קשר ודרישות ציוד מכל ספק. בקשו מכל צוות להעביר שעות ומשימות למנהל ההפקה, כדי שהתקנות ובדיקות יסתיימו בזמן שסוכם. מידע נוסף נמצא בעמוד המקום למפיקי אירועים; לבירור החללים והשעות ראו השכרת מקום לאירוע.

בריף אחד שמחבר רווחה, הנהלה והפקה

הכינו בריף הכולל תאריך וחלופות, מספר משתתפים, מטרת האירוע, קהל, שעות, תוכן ומסגרת תקציב. הוסיפו את חלוקת האחריות ואת מי שמאשר החלטות בארגון. מדריך הבריף, מדריך התקציב והצ׳קליסט לסיור יעזרו להכין פנייה שמאפשרת להתקדם להצעה מפורטת.

לתכנון חוויית העובדים קראו גם על אירועי רווחה ומשאבי אנוש. מארגנים מפגש מצומצם? ראו אירועי חברה קטנים. שלחו את פרטי האירוע הגדול לצוות הגן האורבני – האומן 17, ובואו לבדוק את התאריך ואת התוכנית המתאימה לקהל שלכם.

שאלות נפוצות על אירועי חברה גדולים

כמה אנשים אפשר לארח באירוע חברה גדול במקום?

לפי אישור הנהלת הגן האורבני – האומן 17, המתחם מאושר לאירועים של עד 1,500 אנשים. את החללים, התצורה ומספר המשתתפים בפועל מאשרים עם צוות המקום לפי תוכנית האירוע, הבמה וצרכי האירוח.

האם קיבולת של 1,500 אנשים מתייחסת גם לכנס בישיבה?

קיבולת המתחם לאירועים אינה מספר מושבים בכנס. בתצורת התיאטרון המתוארת בעמוד הכנסים מופיעים כ־450 מושבים באולם הגדול וכ־100 בקטן. לכנס ולאירוע המשלב כמה שלבים יש לתכנן ולאשר את סידור הקהל המתאים.

איך מתכננים הגעה ואירוח של 1,000–1,500 משתתפים?

מכינים תוכנית עם שעות הגעה, רישום, שילוט, תפקידי צוות ופריסת אוכל ושתייה. מתאמים את גלי הכניסה ואת שעות השירות עם התוכן, ומרכזים את הספקים והצוותים תחת סדר זמנים אחד.

מה צריך לשלוח כדי לקבל הצעה לאירוע חברה גדול?

שלחו תאריך וחלופות, מספר משתתפים משוער, קהל יעד, מטרת האירוע, סדר יום ותקציב מסגרת. הוסיפו צרכי ישיבה, במה, מסכים, ספקים ושעות הקמה ופירוק, כדי לבדוק התאמה ולפרט את הרכיבים הכלולים בהצעה.