השכרת מקום לאירוע בתל אביב
הגן האורבני – האומן 17 הוא מקום לאירועים בדרך שלמה 38 בתל אביב, בין פלורנטין ליפו. המתחם משלב גן חיצוני עם החלל הפנימי של מועדון האומן 17. השילוב מאפשר לתכנן מהלך אירוע הכולל קבלת פנים, מפגש בין האורחים ותוכן בחלל הפנימי, לפי התצורה שתתואם עם צוות המקום.
אם אתם מחפשים השכרת מקום לאירוע עסקי, כנס או מסיבת חברה, התחילו בהגדרת האירוע שאתם רוצים לקיים. כדי לבדוק התאמה וזמינות, שלחו לצוות המקום תאריך מועדף, מספר משתתפים משוער, שעות האירוע והתוכן המתוכנן. כך אפשר לבחון את החללים והצרכים לפני שמתקדמים להצעת מחיר.
איזה שימוש בחללים אתם מתכננים?
הגן משמש לקבלת פנים ולמפגש בחוץ, והחלל הפנימי משמש לאירועים ולמסיבות. בעמודי השירות של המקום מתוארות מערכות סאונד ותאורה, מסכי לד, מטבח קצה ועמדות בר. חשוב לתאם אילו חללים, מערכות ושירותים זמינים ונכללים בהצעה לאירוע שלכם.
- כנס עם תוכן מקצועי: בחנו יחד עם הצוות את סידור הישיבה, מיקום הבמה והמסכים, אזור הרישום ומעבר המשתתפים בין החלקים. קראו על כנסים עסקיים בגן האורבני.
- אירוע עסקי או השקה: הגדירו את מהלך קבלת הפנים, הצגת המותג והתוכן המרכזי. מידע נוסף נמצא בעמוד האירועים העסקיים.
- מסיבת עובדים: חשבו על הרצף שבין המפגש החברתי, דברי הפתיחה, המוזיקה והריקודים. עברו לעמוד אירועי החברה.
מה צריך להיות ברור בהצעת המחיר?
השכרת מקום יכולה לכלול רכיבים שונים בכל אירוע. בקשו הצעה כתובה עם פירוט החללים והשעות, שירותי ההפקה, הציוד, אנשי הצוות וספקי האוכל והשתייה. בדקו מה כלול, מה דורש תוספת תשלום ומה באחריותכם או באחריות מפיק חיצוני.
- מהן שעות הכניסה לצורך הקמה, שעות האירוע ושעת סיום הפירוק?
- מהו מספר המשתתפים המאושר לתצורה שבחרתם, ואילו חללים עומדים לרשות האירוע?
- אילו מערכות סאונד, תאורה והקרנה נכללות, ומי מפעיל אותן?
- מהן האפשרויות לעבודה עם ספקים, ומהם התנאים להבאת ספק חיצוני?
- מהם תנאי התשלום, השינוי והביטול, ומה נעשה במקרה של שינוי בתאריך או במספר המשתתפים?
ביקור במקום לפני שסוגרים
בסיור כדאי לעבור במסלול שיחווה האורח: הגעה, כניסה, רישום או קבלת פנים, מעבר לחלל הפנימי וסיום האירוע. בחנו גם את מסלול הספקים, נקודות הפריקה והצורך באחסון במהלך האירוע. תיאום מוקדם של המסלולים מסייע לבנות לוח זמנים ברור להקמה ולתפעול.
אם השימוש בגן הוא חלק מרכזי בתכנון, שאלו מהו המענה למזג האוויר במועד האירוע. מסרו מראש צרכי נגישות, הסעות או דרישות תזונתיות כדי לקבל תשובה מותאמת. ניתן לעיין גם בהצהרת הנגישות ולברר את סידורי ההגעה והחניה העדכניים מול הצוות.
בדיקת תאריך והתאמה לאירוע
שלחו לנו את פרטי האירוע: מי הקהל, מה מטרת המפגש, תאריך או טווח תאריכים, מספר משתתפים משוער, שעות ודרישות מיוחדות. אם אתם פועלים באמצעות חברת הפקה, צרפו את איש הקשר כדי לתאם יחד את הבדיקה הטכנית.
צרו קשר לבדיקת זמינות ולקבלת הצעה להשכרת המקום. מנהלות רווחה ואנשי משאבי אנוש יכולים להיעזר גם בעמוד תכנון אירוע לעובדים, ולמפיקים מחכה מידע לתיאום הפקה.
כלים להשוואת המקום וההצעה
הגיעו עם צ׳קליסט לסיור מקדים ועם רשימת רכיבים מתוך מדריך התקציב והשוואת ההצעות. כך אפשר לרשום מה נבדק, מה נכלל בהשכרה ואילו תשובות עדיין דורשות אישור.
שאלות נפוצות
איפה נמצא הגן האורבני – האומן 17?
הגן האורבני – האומן 17 נמצא בדרך שלמה 38 בתל אביב, בין פלורנטין ליפו. לפני האירוע כדאי לברר עם צוות המקום את סידורי ההגעה, החניה והפריקה העדכניים.
כמה עולה להשכיר את המקום לאירוע?
בעמודי האתר אין מחירון להשכרת המקום. כדי לקבל הצעה מותאמת, מסרו לצוות את התאריך, מספר המשתתפים, שעות האירוע, התצורה והשירותים הנדרשים, ובקשו פירוט של הרכיבים והתנאים.
האם אפשר להשתמש גם בגן וגם בחלל הפנימי?
המתחם משלב גן חיצוני עם החלל הפנימי של האומן 17. יש לתאם עם הצוות את אופן השימוש בכל חלל, זמינותו ואת המענה למזג האוויר במועד האירוע.
האם השכרת המקום כוללת ספקים וציוד?
האתר מתאר תשתיות טכניות וצוות הפקה שעובד עם ספקים. יש לברר בהצעה מה נכלל בהשכרה, איזה צוות וציוד מסופקים ומהם התנאים לעבודה עם ספקים חיצוניים.